仕事のスピードを上げて業務の効率化を行うために、書類の書き方やパソコンの操作といった作業を効率化する事も大切ですが、オフィスのレイアウトや備品などを工夫することで業務効率を改善できることがあります。
どのようなレイアウトにすると業務の効率化が図れるか、その注意点などをいくつかご紹介します。

ゾーニング計画をしっかり行う

「ゾーニング」とは、役割が似ているものをまとめて、どの役割のものをどの位置に配置するのかを計画する事です。
オフィスには様々な役割を持った部門がありますが、コミュニケーションの量が多い部門同士を離れた場所に配置してしまうと、業務効率が低下してしまいます。

ゾーニングは将来の人員増加なども加味して行った方が、将来のレイアウト変更がやりやすくなるのですが、まずは業務が密接に関係している部門同士をまとめる事を意識しましょう。
ゾーニングを的確に行う事によって、作業がより円滑になり業務効率の改善に繋がります。

休憩場所を作る

業務の効率化を図るためには、オンとオフをしっかりと切り換えられる休憩場所を作ることも大切です。
「休憩時間はしっかりと休み、仕事は集中して行う」このように気持ちの切り替えができる環境を作ることで、作業の効率も上がります。

広くないオフィスで、休憩専門の部屋を用意するのはなかなか難しいですが、パーテーションなどで間仕切りしたちょっとした休憩スペースを設置したり、お昼の時間だけ一部の会議室を休憩室代わりにするといった工夫をすると良いでしょう。

オフィスのデザイン性を高める

レイアウトを入念に計画するだけでなく、オフィスのデザイン性を高めることで従業員のモチベーションを向上させる事ができます。
従業員のモチベーションを上げて仕事に意欲を持って取り組んでもらえるような環境を用意することも、業務の効率化のためには大切です。

大がかりな工事を行ってオフィスのイメージを変えるのは難しくても、壁の色を変えたりコーポレートカラーをアクセントで入れたりする事でもオフィスの印象はガラッと変わります。
例えば、集中力を高めるために壁を青くしたり、議論を活発化させたい会議室などでは壁を赤くしたりなど、壁の色を効果的に使う事でデザイン性だけでなく業務の効率化にも繋がります。

ただ安易にデザインを変えたり壁の色を変えたりしただけでは、何の効果も生まれませんので、どんな目的を持って色やデザインを取り入れるのか、きちんと設計しておく事が重要です。

業務の効率化を考えた際に、ゆとりのある通路の確保や、コミュニケーションの取りやすさといった物理的な部分も大切ですが、精神的にゆとりを持って仕事ができる、あるいは意欲を持って仕事に取り組めるようなレイアウトにすることも大切です。

業務内容も考慮しつつ、機能性とデザインのバランスが良いオフィスデザインを考えましょう。